Salah satu elemen penting dalam menunjang kepuasan pelanggan dalam pelayanan yang Anda berikan ialah melalui komunikasi efektif. Komunikasi dapat dilakukan melalui beragam cara seperti merangkai kata-kata, gambar, suara, ekspresi, hingga bahasa tubuh. Berikut tips yang bisa agar komunikasi Anda berjalan efektif dengan pelanggan.
1.Berikan perhatian penuh kepada lawan bicara
Saat berbicara dengan pelanggan, jadikan mereka sebagai skala prioritas kita. Berikan perhatian penuh dan sedapat mungkin hindari perhatian kita terpecah karena hal lain.
2.Berbicara dengan baik
Agar pelanggan memahami maksud Anda dengan baik dan tidak keliru, maka perhatikan intonasi, kejelasan bicara, serta pergunakan kata-kata yang dimengerti pelanggan.
3.Kendalikan ekspresi wajah saat berbicara
Ekspresi wajah dapat menjadi petunjuk apakah Anda mengerti yang dimaksud oleh pelanggan, begitupun sebaliknya. Sehingga Anda dapat mengambil langkah komunikasi berikut yang efektif.
4.Bersikap sabar saat mendengarkan orang lain
Saat berbicara dengan pelanggan, kita harus senantiasa bersikap sabar terhadap apa yang dikatakan pelanggan. Caranya dengan menghindari prediksi terhadap apa yang akan dikatakan oleh pelanggan dan tetap fokus terhadap apa yang sedang dikatakan.
5.Tetap fokus pada pokok permasalahan
Terkadang, suatu pembicaraan atau diskusi bisa berkembang menjadi sebuah debat atau perang opini. Saat situasi ini terjadi, ada baiknya Anda maupun pelanggan yang terlibat dalam diskusi tetap memberikan rasa hormat satu sama lain serta tetap berfokus pada permasalahan. Masing-masing pihak tentu perlu mengendalikan diri agar keluar dari situasi debat tersebut.
6.Kendalikan emosi saat membicarakan sesuatu yang penting
Adalah penting untuk memahami emosi seseorang seperti sakit, frustasi, kehilangan, dsb. Hal ini agar tidak terjadi salah paham dengan pelanggan saat Anda berkomunikasi dengannya.
7.Pahami konteks bahasa non verbal
Selain verbal, bentuk komunikasi terhadap pelanggan dapat juga berupa bahasa non-verbal yaitu melalui nada suara, bahasa tubuh, kontak mata, hingga seberapa jauh jarak ketika berkomunikasi dengan orang lain. Maka dari itu perlu diperhatikan bahasa verbal yang kita sampaikan saat pelanggan mengekspresikan sesuatu melalui bahasa non verbal. Begitu juga sebaliknya.
8.Lakukan konfirmasi atas apa yang kita pahami
Ketika berkomunikasi dengan orang lain, terutama kepada pelanggan sering terjadi kegagalan penyampaian maksud dari komunikasi tersebut saat pertama kali. Untuk itu setelah pelanggan menyampaikan maksudnya, jika Anda tidak yakin maka lakukan konfirmasi atas maksud yang disampaikan oleh pelanggan sebelunya dengan bahasa kita sendiri yang mudah dipahami.
Semoga artikel ini bermanfaat.