Sudah resiko bagi mitra Halo Jasa bahwa komplain/keluhan atau ekspresi ketidakpuasan terhadap layanan harus selalu dihadapi. Keluhan muncul bisa dari hal sepele hingga hal yang benar-benar serius. Untuk itu, Anda perlu berhati-hati saat berhadapan dengan pelanggan. Hal ini karena Anda membawa nama baik perusahaan serta pribadi yang harus dijaga dengan baik. Berikut tips saat menanggapi keluhan pelanggan.
1.Dengarkan keluhan hingga tuntas
Secara seksama, dengarkan hingga tuntas keluhan yang disampaikan pelanggan. Termasuk memahami dan penyebab ketidakpuasan pelanggan tersebut terjadi. Saat pelanggan mengeluh, jangan pernah memotong pembicaraan pelanggan tersebut. Karena dapat menimbulkan masalah terbaru selain juga dianggap tidak sopan.
2.Memohon maaf
Sampaikan permohonan maaf setelah pelanggan selesai menyampaikan keluh kesahnya. Sampaikan dengan nada sopan dan tulus. Tak lupa ucapan terima kasih atas saran dan kritiknya. Tidak perlu Anda perpanjang apakah pelanggan benar atau salah.
3.Pastikan keluhan yang disampaikan dicatat dengan seksama
Terutama mengenai apa yang dikeluhkan pelanggan, serta keinginan/ekspektasi pelanggan sehingga tidak merasa kecewa.
Jangan terlalu fokus untuk mengatasi dengan cepat, tapi bagaimana mengatasi dengan baik. Jangan terbawa emosi/ suasana negatif dan tetaplah tenang karena bagaimana pun, pelanggan punya hak mendapatkan pelayanan terbaik.
Semoga artikel ini bermanfaat.