Langkah-langkah untuk mempersiapkan ISO 9001

0
9572
Langkah-langkah untuk Mempersiapkan ISO 9001

Langkah-langkah untuk Mempersiapkan ISO 9001 – Bagi sebuah perusahaan, sangat penting untuk memiliki ISO 9001. ISO 9001 adalah sebuah lambang keteraturan. Dengan mendapatkan sertifikat ISO 9001 pada bisnis, artinya bisnis tersebut telah dapat dikatakan sebagai sebuah bisnis yang well-organized.

Bahkan dengan mengikuti pedoman pengelolaan ISO, perusahaan dapat merasakan kemajuan yang signifikan. Selain itu, perusahaan dengan ISO dapat merambah pasar global, sehingga target pasar yang semula hanya sebatas di satu negara kini dapat menjangkau hingga ke seluruh dunia.

Namun mendapatkan ISO 9001 bukanlah hal yang mudah. Tak sedikit juga perusahaan yang berupaya mengejar sertifikat ini namun gagal mendapatkannya.

Sertifikasi ISO membutuhkan perjalanan panjang, namun berikut ini adalah penggambaran apa saja yang diperlukan untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001.

  1. Jajaran manajemen tingkat atas harus sudah memutuskan untuk menggunakan ISO 9001 di dalam perusahaannya. Ini diperlukan di awal, karena penerapan dari atas ke bawah membutuhkan waktu, biaya, dan tenaga yang tak sedikit. Dengan harapan manajemen top sudah mengetahui dan bersedia, barulah proses mendapatkan sertifikasi ISO ini bisa dikejar.
  2. Tak hanya ketersediaan, pihak stakeholder harus menyiapkan sumber daya yang mumpuni untuk mengejar dan mendapatkan ISO. Persiapan tersebut di antaranya:
    a. SDM: Management Representative, Satgas ISO yang berisi koordinator dan tim ISO. Fungsi satgas ini adalah untuk menyiapkan semua yang dibutuhkan untuk mengejar ISO, menyusun rencana penerapan, pemeliharaan implementasi, dan pengembangan sistem ISO agar semakin baik.
    b. Persiapan waktu. Waktu dibutuhkan agar satgas ISO bisa bertemu setidaknya 2 jam sehari, atau setidaknya sehari full dalam satu minggu pada 3 bulan pertama. Fungsinya, agar bisa memastikan semua persyaratan untuk ISO terpenuhi, dan komunikasi bisa tetap lancar dan intens.
    c. Kebutuhan Biaya untuk menghubungi konsultan ISO 9001, serta membeli beberapa peralatan yang dibutuhkan untuk melengkapi persyaratan ISO 9001.
  3. Bentuklah sebuah satuan tugas yang terdiri setidaknya dari dua orang dari masing-masing divisi (dari kepala dan dari staf). Kemudian dari tim tersebut, tunjuklah salah satu kepala dalam tim tersebut untuk menjadi koordinator satuan tugas, atau dalam hal ini disebut sebagai management representative. Penunjukkan seorang management representative memang dibutuhkan oleh standar ISO 9001. Untuk kelancaran proses persiapan ISO, pastikan posisi management representative diisi oleh seseorang yang mengerti perusahaan, dan seorang yang disegani oleh orang-orang di perusahaan.
  4. Rancanglah sebuah training. Training ini dilakukan sebagai upaya pengenalan ISO 9001 pada karyawan. Training yang diberikan berupa training sistem dokumentasi ISO dan training audit internal. Ini penting agar saat Anda mengajukan sertifikasi ISO, jajaran karyawan sudah siap.
  5. Lakukan komparasi sistem yang saat ini sedang berjalan di perusahaan, dengan standar sistem yang ada dalam ISO 9001. Analisa apa saja sistem dalam ISO 9001 yang masih belum diterapkan dalam perusahaan Anda.
  6. Jika sudah ditemukan apa saja yang belum diterapkan dalam perusahaan, kemudian rumuskanlah standar kebijakan mutu dan target pekerjaan tiap divisi yang berada di perusahaan Anda. Target harus rinci, terukur, bisa dikerjakan, dan ditarget waktu.
  7. Dalam ISO 9001 setidaknya ada 6 prosedur wajib yang dibutuhkan. 6 Prosedur tersebut di antaranya adalah prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian produk tidak sesuai, prosedur tindakan perbaikan prosedur pengendalian rekaman mutu, prosedur audit internal, dan prosedur tindakan pencegahan.
  8. Agar ISO 9001 dapat diterapkan dalam aktivitas, maka rumuskanlah prosedur kerja yang sesuai dengan standar manajemen mutu ISO 9001 untuk masing-masing divisi. Dengan demikian, prosedur kerja memiliki standar dan bisa dikontrol. Adapun contoh prosedur kerja yang bisa diadaptasikan dengan ISO 9001 adalah: Prosedur Perencanaan Produksi, Prosedur Penerimaan Karyawan, Prosedur Pelaksanaan Survey Kepuasan Pelanggan, dan Prosedur Penyimpanan Barang.
  9. Pada beberapa prosedur yang rumit dan terperinci, rancanglah instruksi kerja beserta ilustrasi yang mudah dipahami.
  10. Agar prosedur dan instruksi kerja dapat diukur, rancanglah sebuah form isian. Form ini adalah bukti bahwa prosedur ISO 9001 sedang diterapkan. Contoh form ini adalah form evaluasi karyawan, form serah terima barang, form konsinyasi, form order pembelian, dan lain-lain.
  11. Rancanglah pedoman mutu berisi panduan penerapan ISO. Rancangan ini dibuat bersama oleh satgas ISO, dengan tujuan sebagai manual penerapan ISO untuk karyawan dan manajemen di perusahaan.
  12. Lakukan pembiasaan sistem manajemen mutu yang baru ini setidaknya 3 bulan. Ini untuk memastikan prosedur rancangan satgas ISO telah dimengerti, dan diterapkan sepenuhnya oleh seluruh jajaran karyawan.
  13. Sebelum melaksanakan sertifikasi, lakukan terlebih dulu training audit internal untuk satga ISO. Audit internal pertama dilaksanakan oleh auditor dalam perusahaan yang sudah mengikuti training seputar ISO. Auditor internal ini akan memeriksa keseluruhan divisi dalam perusahaan Anda, memeriksa bagian-bagian yang telah dan belum sesuai di dalam perusahaan Anda dengan standar ISO.
  14. Bila dirasa telah siap, hubungi badan sertifikasi yang melaksanakan audit sertifikasi ISO. Lakukan ini minimal satu bulan sebelum tanggal audit yang direncanakan oleh perusahaan.
  15. Lakukan rapat peninjauan manajemen yang dipimpin oleh jajaran manajemen tingkat atas dan stakeholder, untuk memastikan semua persyaratan dalam ISO sudah diimplementasikan dengan baik.
  16. Pada tanggal yang ditetapkan, badan sertifikasi ISO akan datang dan melakukan pengauditan. Audit ini akan terbagi dalam dua tahap: initial audit dan main audit. Pastikan satgas ISO Anda sudah menyiapkan diri.
  17. Apabila semua lancar, maka sertifikat ISO 9001 akan didapat oleh perusahaan Anda. Perusahaan Anda berhak menampilkan logo sertifikasi tersebut di berbagai media, untuk meningkatkan brand image perusahaan. Namun perlu diingat, Anda belum bisa bernapas lega. Setelah audit, Badan Sertifikasi akan datang dan melakukan audit ulang setidaknya enam bulan atau satu tahun sekali.

Langkah yang diperlukan untuk mendapatkan ISO memang berliku dan melelahkan. Namun jika perusahaan Anda sudah mendapatkan ISO, perusahaan Anda akan naik kelas.

Semoga bermanfaat!

Facebook Comments
love
Senang
50%
haha
Terinspirasi
31%
wow
Netral
18%
sad
Sedih
0%
angry
Marah
0%