Cara Mencegah dan Mengatasi Miskomunikasi dengan Klien – Sebagai pemilik bisnis jasa, tentunya Anda akan dihadapkan dengan banyak klien. Dan untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan dengan hasil yang memuaskan, komunikasi yang jelas dan lancar adalah salah satu kuncinya. Namun komunikasi yang jelas tak selalu bisa terjadi. Tak jarang, Anda dihadapkan dengan situasi di mana ada miskomunikasi antara Anda dan klien. Miskomunikasi bisa terjadi karena berbagai hal. Yang pertama, bisa terjadi karena faktor media berkomunikasi. Yang kedua, mungkin saja karena Anda kurang konsentrasi. Atau ketiga, yang tak kalah sering, adalah cara berkomunikasi klien yang membingungkan.
Miskomunikasi kecil tentu tidak masalah. Namun bagaimana bila miskomunikasi ini berujung pada kesalahan fatal? Salah-salah, jasa yang Anda berikan tidak sesuai dengan keinginan klien. Malahan, reputasi bisnis Anda jadi pertaruhan. Hal ini tentunya membuat Anda tidak ingin mengalami miskomunikasi dengan klien. Lalu, bagaimana caranya menghadapi hal ini? Bagaimana pula cara mencegah terjadinya miskomunikasi dengan klien?
Sabar Dulu
Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah: bersabar. Anda mungkin akan sedikit mengernyitkan dahi dengan ini, namun percayalah, bersabar adalah langkah paling awal yang perlu Anda lakukan. Toh ada banyak alasan kenapa komunikasi sulit lancar. Bisa saja karena kendala bahasa, karena ia tak fasih dalam bahasa Indonesia misalkan. Atau kendala sinyal, misalnya karena klien Anda datang dari daerah dengan signal coverage yang buruk. Mengeluhkan kendala dalam komunikasi tidak akan membuat segalanya jadi lebih baik. Anda perlu memaklumi kendala yang terjadi.
Malah jika Anda terbawa emosi karena tak sabar dengan kendala yang ada, Anda bisa beresiko kehilangan satu pelanggan. Itu pun jika ia ternyata tidak membeberkan masalah ini ke mana-mana. Jika klien ternyata tak mahir dalam komunikasi, misalnya kata-kata atau instruksinya membingungkan, sebaiknya daripada Anda mengeluhkan hal itu, fokus saja pada bagaimana solusi untuk “mengeluarkan” maksud dan pikiran si klien dari dalam kepalanya. Anda bisa mengambil nafas selama 4 detik, tahan 5 detik, dan keluarkan 5 detik. Hal ini bisa sedikit membantu untuk mengendalikan emosi.
Lakukan Reframe
Reframe adalah memberikan kesimpulan yang ada dapat dari ucapan orang lain. Jadi, saat Anda mendengarkan perkataan klien, Anda dengarkan, lalu sampaikan kembali pada klien apa saja yang Anda pahami. Tujuannya adalah untuk menyamakan pikiran dengan klien. Kelak, ketika pikiran Anda dan klien sudah sama, komunikasi kemudian menjadi lebih baik. Perlu hati-hati juga dalam melakukan reframing. Jika kesimpulan yang Anda berikan terlalu sering salah, klien bisa menganggap Anda tak cocok bekerja dengannya.
Berikan Pertanyaan
Apabila memang masih tidak jelas, tidak ada salahnya bertanya pada klien. Tanyakan saja bagian mana yang masih belum Anda pahami dari instruksi klien. Pertanyaan difungsikan untuk memperjelas maksud dari instruksi klien. Seharusnya klien akan senang ditanya, karena jika Anda sering bertanya, apalagi hal yang detail, maka artinya Anda berniat memberikan yang terbaik untuk klien.
Berikan Contoh dan Minta Contoh
Jika memang gaya bahasa klien terlalu sulit untuk Anda pahami, maka mintalah contoh pekerjaan seperti apa yang sesungguhnya klien inginkan. Bentuk contoh bisa bermacam-macam. Foto, gambar, video, semacamnya. Mintakan highlight pada contoh tersebut, bagian mana sesungguhnya yang ingin klien dapatkan dari Anda. Minta klien membuatkan gambarnya jika perlu. Jika ternyata dengan contoh Anda dan klien bisa saling memahami, maka setelah ini saat Anda melakukan diskusi atau berbagi pikiran soal proyek, Anda sebaiknya berikan saja contoh pekerjaannya. Orang lebih memahami gambar dibanding kata-kata.
Lakukan Komunikasi di Media Berbeda
Satu hal lain yang perlu Anda pahami, terkadang ada juga orang yang tak mahir dalam berbicara namun lancar dalam berkomunikasi via teks. Ada juga yang komunikasi via teksnya kacau (EYD salah atau banyak kesalahan ketik), namun saat komunikasi lewat suara Anda jauh lebih mudah memahami. Maka, Anda perlu pahami juga klien Anda. Mungkin ia lancar dalam komunikasi teks, mungkin ia lancar dalam komunikasi suara. Atau, bisa saja dia paling baik bila bertemu langsung. Jika selama ini terjadi kendala saat komunikasi via suara, maka lakukanlah komunikasi via teks. Melalui chat atau e-mail, misalkan. Ata jika selama ini terjadi kendala dan miskomunikasi via tulisan, maka usulkan pada klien untuk sesekali berkomunikasi via suara. Anda bisa coba fitur voice call dan video call yang terdapat di situs Halojasa.
Jika Klien Emosi, Biarkan Dia Mengungkapkan Kemarahannya
Lalu, bagaimana jadinya jika miskomunikasi terjadi, dan klien marah karenanya? Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah biarkan ia mengungkapkan kemarahannya. Kemarahan ini terjadi karena Anda, jadi seharusnya Anda berani menanggung akibatnya. Bertahanlah. Mungkin akan ada sedikit bentakan, kata-kata yang menusuk. Atau mungkin juga ada gebrakan meja dan telunjuk yang menuding, jika Anda bertemu langsung. Namun setelahnya kemarahan ini akan berhenti. Jangan dilawan dulu, dan jangan dibantah. Biarkan ia meluapkan kemarahannya.
Jika Sudah Reda, Berikan Solusi
Kemarahan klien terjadi karena ia bingung, putus asa, dan kecewa terhadap Anda. Lalu bagaimana, apakah perlu minta maaf? Minta maaf adalah hal penting, namun bukan itu yang harus dilakukan saat ini. Saat seperti ini, klien tidak butuh maaf dari Anda. Klien butuh penyelesaian. Jika klien puas meluapkan emosi, segera ajukan solusi yang sekiranya bisa memberikan harapan baru untuk klien. Ingat, salah satu alasan kemarahan muncul adalah karena klien mulai putus asa terhadap Anda. Memberikan solusi artinya memberikan pencerahan dan menggebrakan keputusasaan klien. Biasanya kemarahan klien akan langsung menurun drastis bila Anda memberikan solusi. Namun ingat, solusi ini benar-benar bisa Anda lakukan dan bisa diterima klien.
Jika Solusi Sudah Diterima, Barulah Meminta Maaf
Nah jika solusi sudah diterima, artinya kemarahan klien sudah menurun drastis. Mungkin masih ada, namun tidak cukup untuk membuat klien meledak lagi. Bila sudah masuk tahap ini, maka minta maaflah. Permintaan maaf di saat seperti ini sudah bisa diterima klien. Nah, demikian tadi cara mencegah dan menghadapi miskomunikasi yang terjadi dengan klien. Dalam menghadapi klien, akan ada resiko terjadinya konflik. Namun jika Anda mampu mengelola emosi dan menjaga komunikasi dengan baik, Anda bisa meminimalisir resiko ini dengan mudah.
